Groupware Hosting

In der heutigen Zeit wird es immer schwerer bei einem Projekt mehrere Leute zur Besprechung an einen Tisch zu bekommen. Daher nimmt man am besten einen Groupware-Planer zur Hand, denn der findet unter den vielen Terminen der Beteiligten einen freien Platz, an dem das Meeting angesetzt werden kann. Auch wenn kein Platz ist wird durch empfohlene Terminverschiebungen der bestmögliche Tag gefunden. Eine Groupware hat natürlich noch viele weitere Vorteile auf die ich im Folgenden noch eingehen werde.

Im Regelfall beinhaltet eine Groupware Software gemeinsame Kalender und To-do Listen, Foren, E-Mail Konten, eine Dokumentenablage und eben alles was das Tagesgeschäft und die Planung erleichtert. Das System unterstützt die Gruppe so gut es nur kann. Doch die modernen Groupware-Pakete enthalten einiges mehr als nur noch diese Standardfunktionen. User werden von den Funktionen geradezu überschüttet. So finden sich in den Groupware Systemen auch eine detaillierte Kundenverwaltung, RSS-Feed und andere Weblogs, diverser Content Management, Bugtracking, Helpdesks und vieles mehr. Die meisten Groupware Projekte leiden unter der zu großen Funktionalität. User nutzen immer nur einen Teil der aufgeführten Möglichkeiten. Der Rest ist im Weg oder führt sogar dazu, dass manchmal eine wichtigere Funktion übersehen wird. Außerdem dauert die Einarbeitung mit jedem Feature, das neu hinzukommt, immer länger. Das ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, denn Zeit ist bekanntlich Geld. Die Anschaffungskosten müssen nicht unbedingt teuer sein, aber dazu kommen noch die Schulungskosten der Mitarbeiter und die Eingewöhnungsphase, in der auf jeden Fall Produktivität verloren geht. Daher ist es ein guter Tipp, erst einmal die Basisfunktionen bereitzustellen und nach und nach weitere Funktionen einzuführen. Oftmals ist der Gruppenkalender der Einstieg, da er auf jeden Fall mit das wichtigste Element einer Groupware ist.

Das Hauptaugenmerk einer jeden Groupware sollte auf der Kooperation innerhalb der Gruppen, der Kommunikation und der zeitlichen Koordination liegen. In Features ausgedrückt wären das eine Gruppen- und Arbeitsaufteilung, E-Mails, Webkonferenzen und für die zeitliche Koordination eine Terminplanung, sowie verschiedene Workflow-Prozesse. Klar ist jedoch auch, dass eine solide Groupware einen sehr positiven Einfluss auf das Arbeitsteam haben kann und bei korrekter Handhabung auch einen enormen Nutzen mit sich bringen kann. Außerdem erleichtert ein solches Programm die Verwaltung insgesamt, da nur noch an einer Stelle ein Backup durchgeführt werden muss und Software Updates ebenso nur einmal eingespielt werden müssen, um allen Benutzern zur Verfügung zu stehen. Da auch die Benutzeroberfläche bei jeder Person bis auf kleine Unterschiede identisch ist, können die User sich bei Fragen auch gegenseitig helfen.

Wenn Sie an einem Groupware Hosting interessiert sind, bietet Ihnen DM Solutions in jedem Tarif eine Vorinstallation der Software Ihrer Wahl an. Wenn Sie noch skeptisch sind, können Sie sich auch zuerst mit einem 7-tägigen Testaccount von unserem Groupware Hosting überzeugen. Wir freuen uns auf Sie!